Sistemas de información
Un sistema de información es un conjunto complejo, una serie de cosas o partes conectadas, un cuerpo organizado de cosas materiales e inmateriales, he ahí una definición verdaderamente elemental y suficiente para nuestro tema y aceptada, con matices, por la mayoría de autores.
El objetivo a largo plazo del que en expresión anglosajona se llama “On-line information retrieval” es el procurar métodos apropiados para mejorar nuestro entendimiento de la dinámica de los sistemas de información, reunir una amplia visión de la función total de la información y desarrollar y explorar descripciones explanatorias de las relaciones entre las partes del sistema. El problema inmediato es la clarificación de las ideas sobre cómo interaccionan las partes del sistema y especialmente cómo trabaja conjuntamente en orden a suministrar al usuario la información que necesita.
Para que la información producida llegue a todos los que pueden y quieren ser sus destinatarios, han de funcionar coordinadamente una gran diversidad de elementos que juntos constituyen un sistema. Y por tanto la sola presencia de tales elementos funcionando con independencia el uno del otro y sin una relación apropiada entre ellos ni constituye un sistema ni puede servir a los fines de la difusión de la información.
Lancaster, refiriéndose a un sistema de información de ámbito nacional, sugiere que puede abrazar un buen número de instituciones autónomas, cada una de ellas con un “rol” especial en la provisión de información y puede realizar varios tipos de servicio de información tales como búsqueda de literatura, incluido SDI (Selective Dissemination Information), servicio de referencias factuales, entrega de documentos, publicación de servicios de indicación y de resúmenes, facilidades de traducción o de índices, centros de referencia, centros de análisis de información, consejeros de todo tipo.
Desde un ángulo bastante distinto, Wijasuryia, refiriéndose a la institución de los sistemas nacionales de información (NATIS, digo NTS, National Information Systems), los presenta como un concepto que postula la idea de que todos los países pueden establecer o desarrollar sistemas de información nacionales capaces de resumir e interpretar las necesidades de información dentro de un determinado país y de todos los sectores de la comunidad y categorías de usuarios posibles.
Coll-Vinent, Roberto. 1984. Ciencia documental: principios y sistemas. Pág. 146
System: A structured and integrated series of processes for handling information or data characterized by systematic and repetitive processing of inputs, file updates and outputs. For example, a financial, bibliographic or scientific data system, either manual or automated.
Burk, Cornelius y Horton, Forest. 1988. Infomap: a complete guide to discovering corporate information resources. United States of America: Prentice Hall. Pág. 47
Los sistemas de información automatizados ponen más de manifiesto las características (ventajas e inconvenientes) del lenguaje controlado en relación sobre todo con el lenguaje natural y cuestionan aspectos de ellos que no aparecen tan claros en la indización por métodos manuales.
El lenguaje natural es aquel en el que se escribe la literatura científica y en el que están escritos todos los documentos primarios y los textos originales respecto de los cuales en un determinado momento se produce el tratamiento y el análisis documental que son las funciones más importantes de entre todas las que hay de desarrollar el científico de la documentación. Y el lenguaje documental es un conjunto de términos o en su caso un conjunto de procedimientos sintácticos convencionales, utilizados para representar un determinado aspecto del contenido de los documentos científicos en orden a su clasificación y a la búsqueda retrospectiva de informaciones.
El conjunto de términos (palabras-clave, descripciones, etc.) forma el léxico documental propiamente dicho que se presenta en forma de listas alfabéticas de palabras clave o thesaurus, verdadero diccionario de términos normalizados recomendados para el resumen o la indización de documentos en las que el sitio de cada palabra clave indica determinadas relaciones semánticas privilegiadas. Gracias al lenguaje documental, como dice Ford, el contenido de un documento o de otra fuente es reducida a una “esencia” que se describe mediante nombre o conceptos.
El lenguaje documental al que se llama también lenguaje controlado, trata de superar los peligros de ambigüedad del lenguaje natural mediante vocablos en cierto modo impuestos o convenidos – controlados – a fin de que tengan para todos un mismo y claro significado.
Coll-Vinent, Roberto. 1984. Ciencia documental: principios y sistemas. Pág. 152
The historical development of information systems has followed the model of a rational manager, with emphasis on openness, clear structure, innovative practices and logical thinking. In regions where traditions and relationships resisted changes, information systems designers must consider the needs of emotional decision makers, with heavy emphasis on the concern to maintain social and cultural stability. Some cultures demand tight control of the information flow, while other cultures are casual about the absolute data quality. Some organizations integrate information systems to become organizational backbones and others prefer to separate information isolated pockets. Some prefer simple information systems, while others invest in sophisticated intelligence systems. Information systems for cross-cultural environments must deliver value to users with diversified backgrounds. Comparative study on information system features value delivery of the information system function.
Law, Wai. 2005. Information resources development challenges in a cross-cultural environment. En Khosrow-Pour, Mehdi (ed.) Encyclopedia of information science and technology, volume III. United States: Idea Group Reference. Pág. 1479.
But, even though we’ve now included the core of librarianship engagement with our communities – we still need to go a bit further. After all, libraries are far from simply rooms or buildings. As institutions, they house and provide access to services they house and provide access to services and systems. And as institutions their missions can and often do differ from the mission of the librarians who work within them. So we need a more structured and illustrative definition of what a library is.
We already have most of the pieces in place. We know that libraries are systems created or at least actively maintained by librarians with and for their communities. We also know that systems allow for participation, whether in physical spaces, digital environments, or both. We also know that these participatory spaces or systems are all about knowledge creation and learning. So we can now define a library as a mandated and facilitated space supported by the community, stewarded by librarians and dedicated to knowledge creation.
Lankes, David. 2016. The new librarianship field guide. England: The MIT Press. Pág. 10
Even granting the importance of its collection, a library is, of course, much more than a storage place for books and other resources. After all, a bookstore is also filled with books and we don’t mistake it for a library, any more than we do a hoarder’s overflowing house of magazines and newspapers. But when the Oxford English Dictionary defines “Library” as “a place set place apart to contain books accessible to those who require to use them,” it’s clear that action is at the heart of what a library is. The materials and resources collected there, whether books, periodicals, sheet music, tapes, DVDs, CDs, or anything else, are meant to be used – to be read, studied, referred to, played from or with, watched or listened to.
But, even though we’ve now included the core of librarianship engagement with our communities – we still need to go a bit further. After all, libraries are far from simply rooms or buildings. As institutions, they house and provide access to services they house and provide access to services and systems. And as institutions their missions can and often do differ from the mission of the librarians who work within them. So we need a more structured and illustrative definition of what a library is.
We already have most of the pieces in place. We know that libraries are systems created or at least actively maintained by librarians with and for their communities. We also know that systems allow for participation, whether in physical spaces, digital environments, or both. We also know that these participatory spaces or systems are all about knowledge creation and learning. So we can now define a library as a mandated and facilitated space supported by the community, stewarded by librarians and dedicated to knowledge creation.
Lankes, David. 2016. The new librarianship field guide. England: The MIT Press. Pág. 10
